Contoh Surat Balasan Penawaran dan Prosedur Pembuatannya

Biasanya kehadiran dari contoh surat balasan penawaran memang dibutuhkan oleh para pemula yang baru merintis usaha. Cara inilah juga dapat dijadikan sebagai alternative untuk mempromosikan barang ataupun jasa yang dihasilkan.

Hal tersebut bukan tanpa alasan karena setiap jenis usaha memang mempunyai goal atau target dimana ingin dicapai bukan. Oleh sebab itulah, kehadiran dari surat balasan tersebut dibuat supaya pihak perusahaan yang memberikan penawaran bisa memberikan keputusan.

Perlu diketahui bahwa kehadiran dari surat balasan inilah ternyata mempunyai fungsi yang cukup penting bagi para pelaku usaha. Sebab nantinya kehadirannya dapat dijadikan sebagai jawaban terhadap penawaran dimana sudah dilakukan.

Peran dari Surat Penawaran dan Balasan Penawaran

Contoh Surat Balasan Penawaran dan Prosedur Pembuatannya

Sebelum Anda mengetahui contoh dari surat balasan penawaran maka perlu memahami dahulu penjelasan pada poin satu ini. Jadi surat penawaran sendiri merupakan sebuah surat yang dibuat oleh calon penjual kepada calon pemberi.

Adapun tujuannya adalah memberikan keterangan dan menawarkan barang maupun jasa dimana dijual oleh calon penjual tersebut. Biasanya pembuatan dari dokumen penawaran inilah dibuat karena adanya permintaan dari para calon pembeli ataupun inisiatif dari calon penjual sendiri.

Biasanya keberadaan dari surat penawaran inilah sering digunakan oleh penjual untuk melakukan kegiatan branding. Terutama dengan tujuan memperkenalkan barang-barang yang masih diproduksi baru sekaligus belum dikenal oleh masyarakat secara luas, selain itu juga dapat digunakan memperkenalkan layanan jasa baru.

Bagi Anda yang seorang pemilik usaha dan sudah membuat penawaran kepada calon pembeli, maka membutuhkan keberadaan surat balasan penawaran. Sebab nantinya didalam balasan itulah dapat membantu Anda mengetahui apakah penawaran tersebut ditolak ataukah diterima.

Sebab nantinya memang hanya terdapat dua balasan dari penawaran tersebut yakni persetujuan ataupun penolakan. Tidak heran apabila kehadiran dari dokumen tersebut mempunyai peran yang cukup penting nantinya.

Sebenarnya untuk prosedur dari pembuatan surat ini tidak jauh berbeda dengan dokumen lainnya yang bersifat resmi. Maka dari itu sudah sewajarnya, Anda harus berhati-hati ketika akan membuat surat tersebut.

Contoh Surat Balasan Penawaran yang Benar

Sampai disini, Anda pastinya sedang mencari contoh dari surat balasan penawaran diatas bukan? Seperti sudah disinggung sebelumnya bahwa dokumen ini memang bersifat resmi, maka dari itu harus dibuat dengan baik dan semestinya.

Jangan khawatir karena kami sudah menyiapkan contoh dibawah ini dimana nantinya dapat dijadikan sebagai bahan referensi untuk Anda.

PT Indah Karya Abadi

Jalan Kaliungu Kudus

Phone (0267) 1234567

Kudus, 20 Februari 2023

Nomor : 2345/sk/Z/2023

Lampiran :

Hal : Surat balasan penawaran laptop

 

Kepada

Yth, Bapak Agus Indra, S.M

PT Karya Indah Utama

Jalan Oke Maju No 9A Semarang

Dengan hormat,

Terima kasih kami ucapkan atas adanya surat penawaran pada 17 Februari 2023 yang lalu. Bersamaan dengan surat ini, maka kami sampaikan bahwa kami tertarik dengan barang yang telah ditawarkan. Selanjutnya kami juga akan menetapkan untuk melakukan pemesanan laptop Lenovo Intel Core i5 dengan harga Rp8.000.000 sebanyak 10 buah dengan total Rp80.000.000.

Penyerahan produk ini, akan kami tunggu secepatnya dan paling lambat adalah seminggu dari surat balasan dan pembayaran akan dilunasi sesudah barang diterima.

Atas perhatian Bapak, maka kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Endah Perdana S.Pd

Bagaimana Format Dari Penyusunan Surat Balasan Penawaran Diatas

Tidak dapat dipungkiri bahwa kehadiran dari surat balasan penawaran inilah sangat dibutuhkan oleh pihak  perusahaan terutama perusahaan yang baru saja dirintis. Seperti sudah dijelaskan sebelumnya bahwa dokumen ini tergolong sebagai dokumen resmi.

Maka dari itu dalam proses pembuatannya harus memperhatikan struktur sekaligus formatnya. Untuk format yang terdapat didalamnya ternyata kurang lebih sama seperti dengan surat-surat resmi pada umumnya dan berikut ini ulasan lebih lengkapnya.

Bubuhkan Kop Surat

Dikenal juga dengan kepala surat, merupakan bagian yang cukup penting dari pembuatan dokumen satu ini. Biasanya nantinya akan berisi logo, nama, alamat, email, nomor telefon dan jika ada adalah website perusahaan.

Secara umum, fungsi utama dari kehadiran kepala surat adalah digunakan untuk menjelaskan seputar detail dari pihak perusahaan bersangkutan.

Kota dan Tanggal

Selanjutnya adalah perlunya menyematkan kota sekaligus tanggal dari pembuatannya tersebut. Tujuannya adalah untuk mengetahui kapan sekaligus dimana dokumen tersebut dibuat sehingga dapat memberitahu pihak penerima.

Cantumkan Nomor Surat

Kehadiran dari nomor inilah ternyata sangat penting terutama untuk kebutuhan pengarsipan sekaligus legalitas dari pihak perusahaan. Perlu diketahui bahwa pemberian nomor di setiap perusahaan ternyata juga berbeda-beda.

Biasanya juga akan dipengaruhi dengan standar sekaligus kebutuhan yang dimiliki oleh masing-masing perusahaan. Nomor ini dapat diletakkan di bagian bawah kiri dari Kop.

Masukkan Perihal

Kehadiran dari perihal atau hal akan menjelaskan secara singkat tujuan dari pembuatan surat tersebut. Dengan begitu, maka pihak penerima juga akan langsung memahami maksud sekaligus tujuan dari pembuatan surat.

Identitas Singkat Pihak Penerima

Jangan lupa juga menambahkan identitas singkat mengenai pihak penerima seperti nama lengkap, jabatan sekaligus alamat penerimanya. Apabila tidak mengetahui nama lengkapnya, maka sebaiknya dapat menuliskan jabatan apa yang dimiliki.

Disamping itu, apabila tidak mengetahui alamatnya secara lebih rinci maka dapat menuliskan kotanya saja. Ini bisa diterapkan apabila proses pengirimannya dilakukan via email.

Isi dari Surat

Sesuai dengan namanya, cara pembuatan surat balasan penawaran berikutnya adalah bagian isinya. Dimana nantinya akan memuat bagaimana respon terhadap penawaran yang sudah diterima tersebut.

Jangan lupa juga agar mengawalinya dengan mengucapkan terimakasih atas penawaran barang tersebut. Kemudian dapat memberitahukan apakah menerima, menolak ataukah harus melakukan diskusi lebih lanjut dahulu.

Penutup dan Salah Penutup

Terakhir Anda dapat menutup dokumen tersebut dengan kalimat penutup dan ucapan terima kasih secara tidak bertele-tele. Jangan lupa juga berikan salam penutup seperti membubuhkan kehadiran hormat kami, salam ataupun terima kasih.

Kemudian dapat diikuti dengan tanda tangan, stempel perusahaan, nama lengkap hingga jabatan yang dimiliki oleh pihak perusahaan.

Bagi Anda yang memiliki usaha memang dapat melakukan apa saja sebagai kegiatan branding termasuk juga melakukan penawaran terhadap produk ataupun jasa mereka. Tujuan dari pembuatan penawaran tersebut adalah agar mendapatkan calon pembeli nantinya.

Setelah mengirimkan surat penawaran, maka memerlukan keberadaan dari balasan dari calon pembeli tersebut. Nantinya dapat mengetahui apakah mereka menolak, menerima ataukah harus melakukan diskusi lebih lanjut.

Penutup

Kehadiran dari surat inilah memang menjadi salah satu dokumen penting yang perlu didapatkan oleh pihak perusahaan. Sebab secara tidak langsung juga dapat dijadikan sebagai kegiatan branding dari barang atau jasa dimana sudah ditawarkan tersebut.

Karena dokumen ini termasuk sebagai dokumen resmi maka pembuatannya harus dilakukan dengan hati-hati dan tidak boleh sembarangan. Pastikan memahami dahulu bagaimana contoh surat balasan penawaran sebagai bahan pertimbangan.

Share:

Tinggalkan komentar